Per fare pianificazione non è necessario essere pazzi, ma il fatto di esserlo aiuta. (Henry L. Gantt)
Saper pianificare è certamente una capacità fondamentale in ambito professionale. Avere una attitudine a pianificare è però qualcosa che va oltre alla semplice competenza: si tratta di una predisposizione naturale, una tendenza, una abilità che ci spinge a ragionare a ritroso, partendo da un obiettivo da raggiungere, per identificare tutti i passi che occorre percorrere, i traguardi che bisogna conquistare, i tempi e le risorse necessarie.
Chi è dotato di questa capacità riesce facilmente a visualizzare nella propria testa la possibile evoluzione di un progetto o di una attività ed a suddividerlo in più passi e più obiettivi intermedi. È una attitudine che unisce l’immaginazione alle capacità analitiche, perché la persona è spinta a ragionare per processi e fasi. Abbinata al pragmatismo ed alla capacità di immaginarsi nel futuro, rappresenta una caratteristica fondamentale del project manager.
Qualche consiglio
Premesso che pianificare con precisione non è semplice, per prima cosa focalizza bene l’attenzione su questi due importanti ed efficaci metodi: suddividere le attività e programmare con la logica “a ritroso”. Suddividere le attività è fondamentale perché quanto più è grande e complesso l’obiettivo che devi raggiungere tanto più è difficile cercare di affrontarlo in un unico passo.
Il detto latino “divide et impera” già da tempo ha travalicato l’ambito militare di origine per arrivare alle scienze organizzative; però, per quanto questo principio sia condiviso dai più, non è così frequentemente e facilmente applicato. Per suddividere una attività in fase semplici occorre avere le idee molto chiare ed una buona dose di immaginazione, ma è un metodo assolutamente fondamentale ed imprescindibile. Concentra l’attenzione sulle persone coinvolte e suddividi le fasi in modo che siano quanto più possibile indipendenti nell’utilizzo delle risorse e negli scambi informativi: quanto più i pacchetti di lavoro saranno separabili e ben definiti tanto più saranno facili da gestire. Poi, programmali “a ritroso” ovvero parti dal termine dell’attività complessiva e, tornando indietro nel tempo, individua gli istanti di inizio di ciascuna fase.
Tutti questi consigli potrebbero sembrare una banalizzazione delle più consolidate tecniche di project management ed, in effetti, ne sono una chiara traduzione intuitiva; ma proprio perché – così detti – sono intuitivi, devono essere interiorizzati a livello attitudinale, quindi emergere in modo spontaneo ed automatico.
Prova a pianificare a ritroso l’organizzazione di una cena con amici: partendo dal momento in cui porterai a tavola la prima portata, torna indietro immaginando i tempi per cucinare secondo le ricette ed i tempi necessari per organizzare l’ambiente, arrivando fino a capire quale sarà l’ultimo tempo utile per approvvigionarti degli ingredienti o di altri materiali accessori: ti sarà subito chiaro quali fasi potrai condurre in parallelo, comprimendo così i tempo di esecuzione, e quali dovrai accodare una dietro all’altra, stabilendone quindi l’opportuno tempismo.
L’intervista doppia
Nell’intervista doppia, Giulia Dello Stritto ed Andrea Giacchero ci descrivono, con qualche esempio, come l’attitudine a pianificare le attività dia un grandissimo aiuto nella vita lavorativa.
Il parere dell’Accademia
“Quando i miei studenti di logistica mi chiedono cosa significhi pianificare io gli rispondo che loro lo fanno ogni mattina, quando decidono cosa mettersi, quando scelgono se fare prima la doccia o colazione, quando stabiliscono il percorso per venire in Facoltà. Le decisioni che prendiamo ogni giorno hanno – quasi sempre – una logica ed un impatto sulla nostra vita. È una maglia invisibile di scelte che ci permette di ottimizzare qualcosa che riteniamo importante – tempo, percorso, costo – e che ci dà la sensazione (illusione?) di avere il pieno controllo delle nostre vite.” – Prof.ssa Giada La Scalia, Università degli Studi di Palermo
Le Dimensioni della Professionalità: qui l’introduzione e qui l’elenco completo.